Änderungen im deutschen Nachweisgesetz:

Was Sie nun über die elektronische Unterschrift wissen müssen

Die Änderung des deutschen Nachweisgesetzes in Bezug auf die elektronische Unterschrift wurde schon vor ihrem Inkrafttreten am 01. August 2022 unter Arbeitgebern heiß diskutiert. In der Überarbeitung des Gesetzestextes zur Nachweispflicht heißt es u.a. wörtlich: „Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ist ausgeschlossen.”[1]

Die beherrschende Frage: Ist damit die qualifizierte elektronische Unterschrift bei Arbeitsverträgen nach dieser Änderung weiterhin gültig?

Die gute Nachricht: Ja, ist sie.

Um der EU-Richtlinie über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen (EU-Richtlinie 2019/1152 – Arbeitsbedingungen-Richtlinie) Rechnung zu tragen, wird der deutsche Arbeitgeber mit der Änderung nun verpflichtet, wichtige Informationen, wie bspw. wesentliche Vertragsbedingungen, an den Arbeitnehmer innerhalb einer festgelegten Frist zu übermitteln.

Wichtig hierbei: Der Arbeitgeber muss diese Niederschrift händisch unterschrieben haben.

Die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen mit einer qualifizierten, elektronischen Signatur, wie sie in unserer External Workforce-Software MAVES integriert ist, ist davon unbelastet und weiterhin rechtsgültig.

Wir empfehlen daher, neuen Mitarbeitenden die nötigen Vertragseckdaten gleich mit allen weiteren Einstellungs- und Compliance-Dokumenten auszuhändigen. Idealerweise automatisiert, damit Arbeitgeber die Übermittlung an den Arbeitnehmer nachweisen können.

Die Änderung der Nachweispflicht ist seit 01. August 2022 bei allen Neueinstellungen zu beachten. Bei bestehenden Arbeitsverhältnissen dürfen Arbeitnehmer diesen Nachweis zwar aktiv einfordern, für Arbeitgeber besteht hingegen keine Initiativpflicht, den Nachweis nachzureichen.

Die elektronische Unterschrift ist aus vielen Arbeitsprozessen nicht mehr wegzudenken. Integriert in eine Personalmanagementsoftware erspart sie nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern reduziert auch das Risiko menschlicher Fehler.

Wie das aussehen kann, sehen Sie in diesem Video.