Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Heute geht es um die elektronische Signatur. Kannst du uns kurz ausführen, was eine einfache elektronische Signatur ist?

Das lässt sich an einem einfachen Beispiel erklären: Ich gehe in den Supermarkt und bezahle mit meiner EC-Karte. Entweder wird mein PIN verlangt oder ich brauche eine Unterschrift. Das ist eine einfache elektronische Signatur. Das heißt, ich muss mich nicht davor nirgendwo zertifizieren lassen, damit ich sie benutzen kann.

Diese einfache elektronische Signatur darf für alle Rechtsgeschäfte benutzt werden, die keine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verlangen.

Du sprichst die QES an. Wann benutzt man dann die qualifizierte elektronische Signatur?

Die qualifizierte elektronische Signatur wird in Situationen eingesetzt, in denen das deutsche Recht eine schriftliche Vertragsform mit zwei Unterschriften erfordert – sei es von zwei Personen oder von zwei Rechtsträgern. Die QES ersetzt in diesem Fall rechtsgültig die händische Unterschrift. Dadurch wird der Unterschriftenprozess vereinfacht und digitalisiert.

Okay, wer darf so eine QES anbieten?

Nicht jeder Dienstleister darf eine elektronische oder qualifizierte elektronische Signatur anbieten. Einerseits muss man dafür zertifiziert und vom Staat dazu berufen sein. Andererseits muss die Identität jedes Users, der auf einer Plattform eine Unterschrift leisten will, vorher zweifelsfrei geprüft werden. Bei uns ist das alles in-house über ein Video-Ident-Verfahren abgewickelt.

Und was hat die qualifizierte elektronische Signatur mit der EMS zu tun?

In unserem Unternehmen bieten wir ein Produkt namens E-Sign an, welches die Abwicklung sowohl der qualifizierten elektronischen Signatur als auch der einfachen Signatur ermöglicht. Unser E-Sign-Produkt bietet umfassenden Support und ist nicht nur in unseren Programmen wie MAVES oder im Managed Service Providing verfügbar, sondern kann auch als eigenständiges Produkt genutzt werden. Wir haben es bereits erfolgreich bei mehreren Kunden im Einsatz.

Worauf muss ich achten, wenn ich die QES in meinem Unternehmen einführen möchte?

Zuerst geht es um die Auswahl des passenden Dienstleisters, der die qualifizierte elektronische Signatur bereitstellt. Zunächst sollten Sie prüfen, wie der Dienstleister oder Vertrauensdiensteanbieter aufgestellt ist und welche Zertifizierungen er besitzt. Neben den klassischen Zertifizierungen ist beispielsweise die ISO 27001 Zertifizierung – wie wir sie haben – von großer Bedeutung, da sie als höchste Zertifizierung im IT-Bereich gilt.

Des Weiteren ist es wichtig zu berücksichtigen, wie die Software eingebunden ist und woher sie stammt. E-Sign beispielsweise ist ein stand-alone-Produkt und daher unabhängig von anderen Systemen. Auch, ob eine Software “made in germany” und “gehosted in germany” ist, kann von großer Relevanz sein. Zudem sollten Sie prüfen, ob der Dienstleister einen internen Support anbietet und ob das Video-Ident-Verfahren ebenfalls idealerweise bei dem Dienstleister durchgeführt wird.

Bei der Auswahl eines Dienstleisters sollten sowohl Zertifikate als auch Erfahrung eine Rolle spielen. Es ist empfehlenswert, nach einer maßgeschneiderten Lösung aus einer Hand zu suchen, die Ihren Anforderungen entspricht.

Die letzte Frage für heute: Welche Rolle spielt Datenschutz bei dem ganzen Thema?

Datenschutz und Sicherheit haben immer oberste Priorität, insbesondere bei sensiblen Daten wie Vertragsunterschriften und persönlichen Informationen. Bei uns ist dies jedoch unkompliziert: Wir verfügen über die höchste Zertifizierungsstufe und alles wird intern abgewickelt. Es gibt keine Fremdanbieter, sodass wir jederzeit eine vollständig sichere datenschutztechnische Abwicklung von Anfang bis Ende gewährleisten können.

Vielen Dank für deine Zeit.

Gerne.