Time to Hire:

Digitale Tools für weniger Bürokratie

Ganz egal, ob es um internes oder externes Personal geht: Passende Mitarbeiter*innen zu finden, ist nicht immer so einfach. Die Zeit, die ein Personaler braucht, um eine vakante Stelle zu veröffentlichen und im letzten Schritt zu besetzen, nennt man „Time to Hire“.

Laut einer forsa-Umfrage, die von dem sozialen Berufsnetzwerk XING in Auftrag gegeben wurde, gaben über zwei Drittel der befragten Personalleiter an, dass sie mehr als drei Monate brauchen, bis sie eine Führungsposition mit dem geeigneten Kandidaten besetzen können. Tendenz steigend. Das bedeutet nicht nur eine erhöhte Arbeitsbelastung der aktiven Mitarbeiter*innen, sondern auch erhöhte Kosten, wenn Produktionsengpässe oder gar -ausfälle die Folge sind.

Grund für die verlängerte Time to Hire ist unter anderem, dass die Konkurrenz unter den Unternehmen hoch ist, die bestqualifizierten Kandidat*innen unter Vertrag zu nehmen. Oftmals liegen den Arbeitssuchenden mehrere Angebote vor. Um geeignete Kandidat*innen also möglichst schnell unter Vertrag nehmen zu können, sollte die Time to Hire gering gehalten werden. Unternehmensinterne Abstimmungen, das Sichten der Bewerbungsunterlagen sowie die Einladung zum Bewerbungsgespräch und die Vertragsunterzeichnung sollten so zeiteffizient und zügig wie möglich von Statten gehen.

Um die Time to Hire zu verkürzen und Personaler zu entlasten, empfiehlt es sich, digitale Tools einzusetzen. Das External Workforce Managementsystem MAVES von EMS bildet in vier Modulen den gesamten Personalbeschaffungs- und -verwaltungsprozess für externe Mitarbeiter*innen ab. Als einzige Workforce-Software findet in dem Modul Recruiting ein sogenanntes Qualifikations-Matching statt. Mithilfe dessen die Kandidat*innen aus der Kartei von Personaldienstleistern und Co. herausgefiltert werden, die genau auf das Anforderungsprofil des Unternehmens passen. Mit wenigen Klicks können geeignete Kandidat*innen ausgewählt und zum Bewerbungsgespräch eingeladen werden. Auch die Vertragsunterzeichnung und die Verwaltung aller notwendigen Dokumente kann in MAVES durchgeführt werden. Möglich macht dies das integrierte E-Signing.

Digitale Tools wie MAVES ermöglichen ein schnelles Handeln und minimieren die Fehleranfälligkeit – beispielsweise das Verlegen von Bewerbungsunterlagen und der Nicht-Beantwortung von Emails.. Bürokratische Hürden werden abgebaut und erlauben eine zügige Stellenbesetzung. Dies bedeutet am Ende nicht nur eine Entlastung der Personaler, sondern auch eine geringe Time to Hire und somit eine gute Chance, die bestqualifizierten Kandidat*innen im eigenen Unternehmen unter Vertrag zu bekommen.