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Personalmanagement-Software:

Was ist ein WFM?

Die Begriffe WFM (Workforce Management System) und VMS (Vendor Management System) bezeichnen das Gleiche. Gemeint ist ein digitales System, das Personalabteilungen in der  Verwaltung und der Beschaffung von Zeitarbeitskräften oder sonstigen Mitarbeiter*innen unterstützt. Das Besondere an einem WFM ist, dass es beim Personalbeschaffungsprozess verschiedene Perspektiven einnehmen kann. Dadurch können sowohl Unternehmen, Service Provider als auch Zeitarbeitsfirmen die gleiche Software nutzen, um die Prozesse und die Kommunikation untereinander zu vereinfachen. Die von EMS entwickelte Software MAVES ist spezialisiert auf den Personalbeschaffungsprozess und die Verwaltung von externen Mitarbeiter*innen.

Ziel einer Workforce Management Software wie MAVES ist es, Personalabteilungen zu entlasten und die Personalbeschaffung zu optimieren, damit sich Unternehmen auf ihre eigentlichen wertschöpfenden Prozesse konzentrieren können. Deshalb legten auch unsere Entwickler Wert auf eine einfache, niederschwellige Handhabung und eine größtmögliche Transparenz für alle Beteiligten. Dabei bildet ein WFM verschiedenste Schritte des Personalbeschaffungsprozesses ab.

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In dem MAVES-Modul „Recruiting“ können Unternehmen ihre ermittelten Anforderungen an neuen, externen Mitarbeiter*innen direkt in das System einstellen. Personaldienstleister und/oder Service Provider werden über die neuen Anforderungen informiert und können den Unternehmen zeitnah ihre Kandidat*innen vorschlagen. Ein bisher einzigartiges Qualifikations-Matching ermöglicht Unternehmen oder Service Provider, aus den Vorschlägen der Zeitarbeitsfirmen schnell und unkompliziert geeignete Kandidat*innen auszusuchen. Einsatzdokumente und Vertragsabschlüsse können mithilfe der integrierten, elektronischen Signatur (E-Sign) gleich im System rechtsgültig unterschrieben werden. Durch ein umfangreiches Fristenmanagement und ein eigens eingeführtes Compliance-Center werden alle regulativen und externen Anforderung erfüllt. Menschliche Fehlerquellen werden minimiert.

Organisation und Verwaltung der eingesetzten externen Mitarbeiter*innen werden in den Modulen „Operation“ und „Zeitwirtschaft“ abgebildet. Über eine integrierte Schnittstelle können Zeiterfassungsdaten aus Drittsystemen in das Modul „Zeitwirtschaft“ importiert werden. Auch hier gilt: Sowohl Unternehmen und Service Provider als auch Personaldienstleister können MAVES für die Organisation und Verwaltung der gleichen Zeitarbeitnehmer*innen nutzen. Somit bleibt die direkte Kommunikation zwischen den Beteiligten erhalten.

Im Modul „Reporting“ können Nutzer auf eine Reihe von Reports zurückgreifen, die beispielsweise Aufschluss über aktuell ausgeschriebene Stellen oder einen Überblick über alle laufenden Mitarbeitereinsätze verschaffen. Darüber hinaus lassen sich spezifische Prozessindikatoren, wie die Besetzungsdauer eines veröffentlichten Bedarfs oder Lieferqualität der Personaldienstleister, ableiten.

Personalbedarfs- und Kapazitätsplanung, Personalbeschaffung und Analyse machen es möglich, die Arbeitsprozesse in einer Personalabteilung zu verschlanken und zu optimieren. Durch die Nutzung des gleichen WFM-Tools bleibt die Kommunikation zwischen Unternehmen, Service Providern und Personaldienstleistern zu jedem Zeitpunkt der Zusammenarbeit bestehen.  

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