Elektronische Signatur für Unternehmen: Verträge digital und rechtssicher unterzeichnen
E-Sign Lizenz
für 9.50 € pro User/ pro Monat
Interne E-Sign Signatur
für 0,80 € pro Signatur als Benutzer mit einer E-Sign Lizenz
Externe E-Sign Signatur
für 2,40 € pro Signatur als externer Gastbenutzer
Digitale Signaturprozesse gehören heute zu den wichtigsten Bausteinen moderner HR- und Workforce-Strukturen. Unternehmen müssen Verträge schnell, nachvollziehbar und rechtssicher abschließen – insbesondere bei hohen Vertragsvolumen und engen operativen Zeitfenstern.
EMS E-Sign unterstützt Unternehmen dabei, Dokumente digital zu versenden, freizugeben und rechtskonform online zu signieren. Der Fokus liegt dabei auf strukturierten Signatur-Workflows für Workforce-Management, Personaldienstleistung und Arbeitnehmerüberlassung.
Besonders im Umfeld der Arbeitnehmerüberlassung (AÜG) ist Geschwindigkeit entscheidend: Überlassungsverträge müssen rechtzeitig dokumentiert und eindeutig nachvollziehbar abgeschlossen werden. Genau dafür wurde EMS E-Sign entwickelt.
Die Lösung ermöglicht:
- digitale Signaturprozesse nach § 126b BGB
- zentrale Dokumentenverwaltung
- klare Rollen- und Freigabestrukturen
- revisionssichere Audit-Trails
- schnelle Online-Signaturen ohne Medienbrüche
- Integration in bestehende HR- und VMS-Systeme
Erfahren Sie, wie digitale Signaturprozesse die Grundlage für ein rechtssicheres Contingent Workforce Management schaffen.
- Rechtliche Sicherheit nach AÜG und § 126b BGB
- Geschwindigkeit bei hoher Vertragsfrequenz in der Zeitarbeit
- Systemintegration in VMS- und Workforce-Prozesse
- Revisionssichere Dokumentation mit Audit-Trail
Was ist EMS E-Sign?
EMS E-Sign ist eine Lösung für digitale Signaturprozesse, entwickelt für komplexe Workforce- und Dienstleisterumgebungen.
Die Anwendung ermöglicht das strukturierte Erstellen, Versenden und Signieren von Dokumentenaufträgen mit mehrstufigen Workflows. Unternehmen können eigene Instanzen verwalten, Templates definieren und Metadaten konfigurieren.
- Anwendungsbereich
Digitale Signatur für Arbeitnehmerüberlassung und Zeitarbeit
In der Zeitarbeit und Personaldienstleistung entstehen täglich neue Vertragsbeziehungen zwischen Verleiher, Entleiher und weiteren Beteiligten. Jeder Verzögerungsschritt im Signaturprozess kann den Einsatzbeginn verschieben, Umsätze gefährden und Compliance-Risiken erhöhen.
Durch definierbare Signierebenen, Zeitstempel und vollständigen Audit-Trail entsteht Transparenz über jeden einzelnen Vertragsabschluss. Dokumente sind eindeutig zuordenbar, Signaturzeitpunkte werden protokolliert und Änderungen lückenlos dokumentiert.
EMS E-Sign ist damit keine generische Signaturlösung, sondern gezielt auf die Anforderungen von Personaldienstleistern, Konzernen und Großunternehmen im AÜG-Umfeld ausgerichtet.
Warum EMS E-Sign besonders für Workforce-Management geeignet ist
Viele Signaturtools sind branchenneutral aufgebaut. EMS E-Sign wurde dagegen speziell für Workforce- und Personaldienstleistungsprozesse entwickelt.
Das bedeutet:
- Fokus auf hohe Vertragsfrequenzen
- Verständnis für AÜG-Prozesse
- revisionssichere Dokumentation
- transparente Freigabeprozesse
- Integration in bestehende Workforce-Systeme
- digitale Prozesssteuerung ohne Medienbrüche
EMS E-Sign ist damit kein isoliertes Signaturtool, sondern Bestandteil eines strukturierten Workforce-Management-Ansatzes.
Typische Einsatzszenarien in der Personaldienstleistung
AÜV digital unterschreiben
Bulk-Unterzeichnung bei hohem Vertragsvolumen
Gerade bei mehreren parallelen Einsätzen oder Großprojekten lassen sich Signaturaufträge gesammelt erstellen und effizient steuern.
Signaturprozesse direkt aus dem VMS
In Kombination mit MAVES oder SAP Fieldglass kann EMS E-Sign direkt in bestehende Workforce-Prozesse eingebunden werden. Vertragsversand, Unterzeichnung und Dokumentation erfolgen systemgestützt statt per E-Mail oder Papier.
Was ist eine elektronische Signatur und wann ist sie im Unternehmen relevant?
Eine elektronische Signatur ermöglicht es, Dokumente digital freizugeben und nachvollziehbar zu unterzeichnen.
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) wurden digitale Prozesse im HR-Umfeld zusätzlich vereinfacht. Seit 2025 reicht für viele Vorgänge bereits die sogenannte Textform aus. Gerade in der Arbeitnehmerüberlassung schafft das erhebliche operative Vorteile.
Für Arbeitnehmerüberlassungsverträge genügt heute in vielen Fällen eine digitale Signatur nach § 126b BGB. Unternehmen können Verträge dadurch deutlich schneller digital versenden und dokumentieren.
EMS E-Sign wurde speziell auf diese Anforderungen ausgerichtet und unterstützt Unternehmen dabei, digitale Vertragsprozesse nachvollziehbar und revisionssicher umzusetzen.
Die Lösung eignet sich insbesondere für:
- Arbeitnehmerüberlassungsverträge
- Freigabeprozesse im Workforce Management
- HR-Dokumente mit hoher Prozessfrequenz
- digitale Freigaben zwischen Kunden, Lieferanten und Dienstleistern
- dokumentationspflichtige Workforce-Prozesse
So entstehen digitale Abläufe, die operative Geschwindigkeit und nachvollziehbare Governance miteinander verbinden.
- Vorteile
Key Benefits für Personaldienstleister und Konzerne
Rechtssichere digitale Unterzeichnung von AÜ-Verträgen
Datenverarbeitung und Speicherung in Deutschland gemäß ISO 27001
Schnittstellenfähigkeit für VMS- und HR-Systeme
Bulk-Upload für hohe Vertragsvolumen
Transparente Signierworkflows mit Rollen- und Ebenenlogik
Reduzierung manueller Prozesse und administrativer Aufwände
Digitale Signaturprozesse ohne Medienbruch
EMS E-Sign ermöglicht strukturierte digitale Workflows für interne und externe Unterzeichner. Dokumente können zentral erstellt, versendet und überwacht werden.
Typische Funktionen sind:
- mehrstufige Signatur-Workflows
- definierte Rollen- und Freigabeprozesse
- Bulk-Upload mehrerer Dokumente
- Audit-Trail aller Signaturaktionen
- Change-Tracking und Versionshistorie
- cloudbasierte Nutzung ohne zusätzliche Hardware
Unterzeichner erhalten Dokumente digital und können diese unkompliziert online freigeben – unabhängig von Ort oder Endgerät.
Dadurch reduzieren Unternehmen:
- manuelle Prozessschritte
- Durchlaufzeiten
- Druck- und Versandkosten
- Abstimmungsaufwände zwischen HR, Einkauf und Fachbereichen
Optimieren Sie Ihre digitalen Vertragsprozesse durch die Integration in ein Vendor Management System (VMS).
Funktionen und Module von EMS E-Sign
Dokumentenmappe und Signaturaufträge
- Erstellung und Verwaltung von Dokumentaufträgen
- Definition von Signierebenen und Unterzeichnern
- Workflowbasierte Steuerung mit Statusübersicht
- Verarbeitung einzelner oder mehrerer Dokumente pro Auftrag
Instanzadministration
- Eigenständige Verwaltung von Unternehmensinstanzen
- Benutzer-, Rollen- und Templateverwaltung
- Konfigurierbare Metadaten
- Mandantenfähige Organisationsstrukturen
- Schnittstellen
Integration in Workforce- und HR-Systeme
EMS E-Sign ist darauf ausgelegt, bestehende Workforce- und VMS-Prozesse systemseitig zu erweitern.
Die Lösung verbindet digitale Signaturprozesse mit vorhandenen Workforce-, HR- und Vendor-Management-Strukturen. Dadurch entstehen durchgängige digitale Abläufe ohne isolierte Einzellösungen.
Typische Integrationsszenarien:
MAVES
- Anbindung an MAVES zur durchgängigen Abbildung von Workforce-Prozessen
SAP Fieldglass
- Integration mit SAP Fieldglass zur Automatisierung von Vertragsversand und Signatur
APIs
- Erweiterbarkeit über APIs für HR-, ERP- oder Finance-Systeme
Unternehmen behalten dadurch jederzeit Transparenz über:
- Vertragsstatus
- Signaturhistorien
- offene Freigaben
- Dokumentationsstände
- Audit- und Compliance-Anforderungen
Gerade in komplexen Workforce-Strukturen sorgt diese Integration für deutlich effizientere Governance-Prozesse.
Dadurch wird die digitale Signatur Bestandteil eines strukturierten Workforce-Ökosystems – statt isolierter Einzelanwendung.
Daten, Nachvollziehbarkeit und Reporting
Zentrale Dokumentenübersicht im User Interface
Unterzeichnungsübersicht als Billing View
Audit-Trail für jede Signaturaktion
Change-Tracking für vollständige Historie
So behalten Unternehmen jederzeit Kontrolle über Vertragsvolumen, Status und Nachweisbarkeit.
Häufige Fragen zur elektronischen Signatur
Ist eine digitale Unterschrift in Deutschland rechtsgültig?
Ja. Elektronische Signaturen und digitale Freigaben sind grundsätzlich rechtsgültig, sofern die jeweiligen gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Reicht für Arbeitnehmerüberlassungsverträge die Textform aus?
Durch das BEG IV genügt bei vielen AÜG-Prozessen inzwischen die Textform nach § 126b BGB. EMS E-Sign wurde speziell auf diese Anforderungen ausgelegt.
Benötigen Nutzer spezielle Hardware oder Kartenleser?
Nein. EMS E-Sign funktioniert vollständig cloudbasiert ohne zusätzliche Signaturkarten oder lokale Hardware.
Können mehrere Personen ein Dokument digital freigeben?
Ja. Mehrstufige Signatur- und Freigabeprozesse mit unterschiedlichen Rollen sind möglich.
Lässt sich EMS E-Sign in bestehende HR-Systeme integrieren?
Ja. Die Lösung unterstützt Integrationen in Workforce-, HR- und VMS-Systeme wie SAP Fieldglass oder MAVES.
Werden alle Signaturvorgänge dokumentiert?
Ja. Alle Aktionen werden revisionssicher im Audit-Trail dokumentiert und nachvollziehbar gespeichert.
Ist EMS E-Sign DSGVO-konform?
Ja. Die Lösung unterstützt DSGVO-konforme Prozesse und nachvollziehbare Dokumentationsstrukturen.
Jetzt Kontakt aufnehmen und den ersten Schritt zu Ihrer Lösung machen – wir sind bereit, wenn Sie es sind.
