Carve-out & VMS-Wechsel in 4 Wochen – MSP-Modell in Deutschland und den USA
Key Facts
- Day-1-Fähigkeit: 100 % produktiver Betrieb ab Carve-out-Stichtag
- Projektlaufzeit: 4 Wochen (End-to-End)
- VMS-Wechsel: von SAP Fieldglass zu MAVES ohne Betriebsunterbrechung
- MSP-Neuaufbau: Parallel in Deutschland und den USA
- System- & Governance-Trennung: Vollständige Entkopplung vom Konzernsetup
- Change & Enablement: Organisation, Fachbereiche und Lieferanten innerhalb des Projektzeitraums befähigt
Executive Summary zum zeitkritischen MSP-Carve-out mit VMS-Wechsel
Im Rahmen eines Carve-outs von einer börsennotierten Aktiengesellschaft zu einer neu gegründeten GmbH in Deutschland sowie einer Inc. in den USA musste der externe Workforce innerhalb von nur vier Wochen aus einem bestehenden SAP-Fieldglass-Konzernsetup herausgelöst werden. Parallel dazu erfolgte der Wechsel auf MAVES, das von EMS entwickelte Vendor Management System.
EMS übernahm das vollständige Projektmanagement, die Systemumstellung, den parallelen Aufbau eines neuen MSP-Betriebsmodells in beiden Ländern sowie Schulung und Change Management. Ziel war eine vollständige Day-1-Fähigkeit ohne Unterbrechung laufender Einsätze.
Das Ergebnis war ein stabiler operativer Betrieb ab dem ersten Tag sowie ein eigenständiges, mittelstandstaugliches Workforce-Governance-Modell für Deutschland und die USA.
Ausgangssituation im Konzernumfeld vor dem Carve-out
Der externe Workforce des Kunden war vollständig in das SAP-Fieldglass-System des Konzerns integriert. Sowohl in Deutschland als auch in den USA wurde SAP Fieldglass genutzt, jedoch ohne eigenständiges Commodity- oder Category-Management für den externen Personaleinsatz.
Mit dem Carve-out entfielen sämtliche zentralen Governance-Strukturen, Systemzugriffe und operative Steuerungsmechanismen. Eigene MSP-Strukturen, Prozesse und Verantwortlichkeiten waren in der neu formierten Organisation nicht vorhanden.
Der externe Workforce war geschäftskritisch und musste ohne Unterbrechung weitergeführt werden – unter neuen rechtlichen, organisatorischen und systemischen Rahmenbedingungen.
Herausforderung:
Zeitkritischer MSP-Carve-out mit parallelem VMS-Wechsel
Unser Kunde stand vor einer außergewöhnlichen Kombination aus Herausforderungen:
Sicherstellung der Business Continuity ab Day 1
Extrem kurzer Zeitrahmen von nur vier Wochen
Paralleler Carve-out in Deutschland und den USA
Gleichzeitiger Wechsel des Vendor Management Systems
Unterschiedliche regulatorische Anforderungen in DE und USA
Hoher Schulungs- und Change-Bedarf in der neuen Organisation
Der Übergang musste vollständig Day-1-fähig erfolgen – ohne Pufferzeiten.
Zielsetzung:
Eigenständiges MSP-Modell und Systemwechsel in vier Wochen
Ziele unseres Kunden waren es,
- den externen Workforce ab dem Stichtag stabil weiterzuführen
- das bestehende Konzernsetup vollständig abzulösen
- MAVES als neues zentrales Vendor Management System einzuführen
- ein eigenständiges MSP-Modell in Deutschland und den USA aufzubauen
- die neue Organisation schnell zu befähigen und zu entlasten
Die MSP- und Transformationslösung von EMS im Carve-Out-Kontext
EMS entwickelte einen fokussierten Carve-out- und Transformationsansatz mit klarer Priorisierung auf Day-1-Fähigkeit. Projektmanagement, Systemumstellung und operativer MSP-Aufbau wurden bewusst parallel umgesetzt.
Dabei übernahm EMS sowohl die technische Verantwortung für den VMS-Wechsel als auch die operative Steuerung des externen Workforce in beiden Ländern.
- Umsetzung
MSP-Strategie und Umsetzung unter extremem Zeitdruck
Die Umsetzung erfolgte in mehreren parallelisierten Arbeitspaketen:
Analyse des bestehenden SAP-Fieldglass-Konzernsetups
Aufbau von Genehmigungs-, Abrechnungs- und Reportingprozessen
Definition carve-out-relevanter Daten, Prozesse und Lieferanten
Etablierung klarer Entscheidungs- und Eskalationsstrukturen
Konfiguration und Einführung des VMS MAVES
Länderumsetzung: MSP-Neuaufbau in Deutschland und den USA
Deutschland:
- Neuaufbau eines eigenständigen MSP-Betriebsmodells
- Migration laufender Einsätze
- Abbildung nationaler regulatorischer Anforderungen
USA:
- Aufbau eines eigenständigen MSP-Modells
- Abbildung US-spezifischer Prozesse und Regularien
- Integration in lokale HR- und Finance-Strukturen
Change Management und Enablement der Organisation
Parallel zum System- und Prozessaufbau übernahm EMS das Change Management:
- Schulung von Fachbereichen, Einkauf und HR
- Onboarding und Steuerung der Lieferanten
- Begleitende Kommunikationsmaßnahmen zur Akzeptanzsicherung
So wurde sichergestellt, dass die neue Organisation ab Day 1 handlungsfähig war.
Rolle der EMS als operativer Managed Service Provider im internationalen Carve-out
Die EMS übernahm während des gesamten Projekts die Gesamtverantwortung:
Gesamtprojektmanagement unter extremem Zeitdruck
Auswahl, Implementierung und Betrieb des VMS MAVES
Operativer MSP-Betrieb in Deutschland und den USA
Lieferanten- und Vertragsmanagement
Compliance- und Risikomanagement
Training und Change Management
- Ergebnisse
Ergebnis: Stabiler Day-1-Betrieb trotz Systemwechsel
Der Carve-out und der VMS-Wechsel wurden erfolgreich innerhalb von vier Wochen umgesetzt.
Erzielte Ergebnisse:
100 Prozent Day-1-Fähigkeit
Stabiler MSP-Betrieb in Deutschland und den USA
Vollständige Trennung vom Konzernsetup
Erfolgreicher VMS-Wechsel ohne Betriebsunterbrechung
Schnelle Handlungsfähigkeit der neuen Organisation
Ausblick:
Skalierung und Weiterentwicklung des MSP-Modells
Auf Basis des stabilen MSP-Setups wird die Zusammenarbeit weiter ausgebaut:
- Weiterentwicklung des Commodity Managements
- Ausbau weiterer Länder
- Optimierung der MSP-Prozesse
- Nutzung von Analytics und Steuerungskennzahlen
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