Sicherer Carve-out der externen Workforce in ein eigenständiges MSP-Betriebsmodell
Key Facts
- Business Continuity ab Day 1: 100 %
- Externe Workforce übernommen: > 5.000 Personen
- SAP Fieldglass produktiv: ab Day 1
- Governance & Compliance: neu etabliert
- Projektlaufzeit: 12 Monate
Executive Summary zum SAP-Fieldglass-Carve-out
Im Zuge eines Carve-outs stand ein neu aufgestelltes Unternehmen vor der Herausforderung, den externen Workforce kurzfristig aus einem bestehenden SAP-Fieldglass-System zu übernehmen. Eigene Prozesse, Governance-Strukturen und Erfahrungswerte im externen Workforce Management waren nicht vorhanden.
EMS übernahm als Managed Service Provider die vollständige operative Verantwortung. Durch den Aufbau einer eigenständigen Governance, die Überführung in ein separates SAP-Fieldglass-Betriebsmodell und die operative Steuerung ab dem ersten Tag wurde der stabile Weiterbetrieb sichergestellt.
Das Ergebnis war eine unterbrechungsfreie Business Continuity, hohe Compliance-Sicherheit und ein skalierbares MSP-Modell als Grundlage für den weiteren Aufbau der neuen Organisation.
Ausgangssituation im SAP-Fieldglass-Konzernumfeld vor dem Carve-out
Eine Sparte eines internationalen Konzerns wurde im Rahmen eines Carve-outs in ein eigenständiges Unternehmen überführt. Bis zum Stichtag nutzte die neue Einheit das SAP-Fieldglass-System des Mutterkonzerns zur Steuerung des externen Personaleinsatzes.
Mit dem Carve-out entfiel der Zugriff auf zentrale Governance-Strukturen, operative Prozesse, Lieferantensteuerung sowie das zugrunde liegende Know-how. Eigene Rollen, Marktkenntnisse und Erfahrung im Management externer Arbeitskräfte waren nicht vorhanden.
Die externe Workforce mit mehreren tausend eingesetzten Personen war geschäftskritisch und musste ohne Unterbrechung weitergeführt werden.
Herausforderung:
Carve-out eines externen Workforce im Konzernumfeld
Unser Kunde stand vor mehreren parallelen Herausforderungen:
Sicherstellung der Business Continuity ab dem Carve-out-Stichtag
Trennung vom bisherigen Konzern-Setup unter hohem Zeitdruck
Fehlende eigene Erfahrung im externen Workforce Management
Komplexe System-, Lieferanten- und Vertragsabhängigkeiten
Hohe Compliance- und Audit-Anforderungen in einem internationalen Umfeld
Der Übergang musste vollständig Day-1-fähig erfolgen.
Zielsetzung: Business Continuity und Compliance ab Day 1
Ziel war es,
- den externen Workforce ab dem Stichtag reibungslos zu übernehmen
- SAP Fieldglass weiterhin als zentrales Steuerungssystem zu nutzen
- Rechtssicherheit und Compliance sicherzustellen
- schnell eine eigenständige Governance aufzubauen
- die neue Organisation operativ zu entlasten
Die MSP-Lösung von EMS im SAP-Fieldglass-Carve-out
EMS entwickelte ein dediziertes Carve-out-MSP-Modell mit dem Ziel, den externen Workforce vollständig aus dem bestehenden SAP-Fieldglass-Setup des Konzerns zu lösen und in ein eigenständiges Betriebsmodell zu überführen.
Dabei übernahm EMS sowohl die System- und Prozessverantwortung als auch die operative Steuerung des externen Personaleinsatzes.
- Umsetzung
MSP-Strategie und Umsetzung im SAP-Fieldglass-Carve-out
Die Umsetzung erfolgte in mehreren klar strukturierten Schritten:
Analyse des bestehenden SAP-Fieldglass-Systems
Definition der carve-out-relevanten Daten, Prozesse und Lieferanten
Aufbau eines eigenständigen SAP-Fieldglass-Setups bzw. dedizierter Mandanten
Sicherstellung der Schnittstellen zu HR- und Finance-Systemen
Etablierung klarer Entscheidungs- und Eskalationsstrukturen
Durch parallele Test- und Shadow-Betriebe wurde die Betriebsstabilität frühzeitig abgesichert.
Rolle von EMS als operativer Managed Service Provider
EMS agierte während des gesamten Projekts als zentraler Ansprechpartner und übernahm die operative Verantwortung für den externen Workforce.
Zu den Aufgaben gehörten:
Operative MSP-Steuerung des externen Workforce
Administration und Konfiguration von SAP Fieldglass
Lieferanten- und Vertragsmanagement
Compliance- und Risikomanagement
Aufbau von Governance-Strukturen
Schulung und Enablement der neuen Organisation
Der operative Betrieb wurde ab dem Carve-out-Stichtag vollständig durch EMS sichergestellt.
- Ergebnisse
Ergebnis: Business Continuity, Compliance und Transparenz
Der Übergang in das neue Betriebsmodell erfolgte ohne Unterbrechung des laufenden Geschäfts.
Erzielte Ergebnisse:
100 Prozent Business Continuity ab Day 1
Keine Unterbrechung laufender Einsätze
Vollständige Compliance- und Audit-Sicherheit
Transparenz über den externen Workforce innerhalb weniger Wochen
Deutliche operative Entlastung der neuen Organisation in der Aufbauphase
Eingesetzte SAP-Fieldglass-Funktionen im MSP-Betrieb
- Bedarfsmeldungen und Genehmigungsworkflows
- Lieferanten- und Nutzerstrukturen
- Zeiterfassung und Leistungsnachweise
- Rechnungsprüfung und Abrechnung
- Reporting- und Audit-Funktionen
Warum sich der Kunde für EMS als MSP entschieden hat
Unser Kunde entschied sich für EMS aufgrund
nachgewiesener MSP- und Carve-out-Erfahrung
tiefer SAP-Fieldglass-Expertise
der Fähigkeit, operative Verantwortung vollständig zu übernehmen
einer strukturierten und pragmatischen Umsetzung unter hohem Zeitdruck
Ziel war es, diese Komplexität zu reduzieren, ohne regionale Besonderheiten zu ignorieren.
Ausblick:
Skalierung des MSP-Modells und internationaler Rollout
Auf Basis des stabilen MSP-Betriebsmodells wird die Zusammenarbeit weiter ausgebaut:
- Weiterentwicklung des MSP-Modells
- Optimierung der Lieferantenstrategie
- Internationaler Rollout
- Ausbau von Analytics und Forecasting
Ähnliche Herausforderung?
Alexander Schrüfer
HR Solutions
Unsere HR Solutions unterstützen Unternehmen bei der Personalverwaltung externen Personals mittels Managed Services.
SAP Fieldglass
Unsere Expertise in VMS-Integration schafft effiziente Prozesse für externe Workforce-Verwaltung.