Zentrale Steuerung der externen Workforce durch ein skalierbares MSP-Modell
Key Facts
- Transparenz über externen Workforce: +40 %
- Prozessabdeckung im VMS: >80 %
- Compliance- und Risikoreduktion: signifikant
- Entlastung von Fachbereichen & Einkauf: hoch
- Lieferantenperformance: messbar verbessert
- Betrieb: durch EMS seit Go-Live
- VMS: SAP Fieldglass
- Regionen: nationaler Start, international skalierbar
- Einsatzbereiche: Arbeitnehmerüberlassung Freelancer
Executive Summary zum globalen MSP-Betriebsmodell mit SAP Fieldglass
Ein international tätiger Konzern stand vor der Herausforderung, seinen externen Personaleinsatz transparent, compliant und effizient zu steuern. Unterschiedliche Prozesse, Lieferantenmodelle und Systemlandschaften führten zu hohem administrativem Aufwand und eingeschränkter Steuerbarkeit.
Durch die Einführung eines zentralen MSP-Modells übernahm EMS die operative Gesamtverantwortung als Single Point of Contact. In Kombination mit SAP Fieldglass als führendem Vendor Management System wurden Prozesse standardisiert, Risiken reduziert und belastbare Entscheidungsgrundlagen für Management und Einkauf geschaffen.
Das Ergebnis ist ein skalierbares, international einsetzbares Workforce-Governance-Modell mit messbarem Mehrwert.
Ausgangssituation im Konzern vor Einführung eines zentralen MSP-Modells
Der externe Personaleinsatz wurde zentral über einen Master Vendor und eine interne Business Unit gesteuert. Somit existierten unterschiedliche Prozesse, Lieferantenmodelle und Systemlandschaften in den einzelnen Regionen.
Diese Struktur führte zu eingeschränkter Transparenz, erhöhtem Compliance-Risiko und hohem administrativem Aufwand. Eine konzernweite, einheitliche Steuerung des externen Workforce war nur eingeschränkt möglich.
Herausforderung:
Einheitliche Steuerung in einem internationalen Konzernumfeld
Unser Kunde stand vor mehreren strukturellen Herausforderungen:
Fehlende konzernweite Transparenz über externen Workforce und Kosten
Unterschiedliche regionale Prozesse und rechtliche Rahmenbedingungen
Erhöhte Compliance- und Risikopotenziale
Kein zentraler Steuerungspartner für den externen Personaleinsatz
Ziel war es, diese Komplexität zu reduzieren, ohne regionale Besonderheiten zu ignorieren.
Zielsetzung:
Transparenz, Governance und internationale Skalierbarkeit
Ziele unseres Kunden waren es,
- nationale Transparenz über externen Workforce und Kosten zu schaffen
- eine einheitliche Governance und Compliance sicherzustellen
- End-to-End-Prozesse zu standardisieren
- Fachbereiche und Einkauf operativ zu entlasten
- eine skalierbare Grundlage für internationale Rollouts zu etablieren
Die MSP-Lösung von EMS im internationalen Konzernumfeld
EMS entwickelte gemeinsam mit dem Kunden ein globales MSP-Zielbild. Kern der Lösung war die Einführung eines zentralen MSP-Betriebsmodells mit SAP Fieldglass als führendem Vendor Management System.
Dabei übernahm EMS die operative Steuerung des externen Workforce sowie die Verantwortung für Governance, Prozesse und Reporting.
- Umsetzung
Die Implementierung erfolgte iterativ:
Die Umsetzung erfolgte in mehreren parallelisierten Arbeitspaketen:
Einführung eines zentralen MSP-Betriebsmodells
Integration von SAP Fieldglass als führendes VMS
Standardisierung von Genehmigungs-, Beauftragungs- und Abrechnungsprozessen
Definition konzernweiter KPI- und Reporting-Strukturen
Regionale Besonderheiten wurden bewusst integriert, ohne die globale Governance zu verwässern.
Systemlandschaft und Integration
Die Lösung basiert auf einer integrierten Systemlandschaft:
- SAP Fieldglass als Vendor Management System
- Anbindung an ERP- und Finance-Systeme
- Integration in bestehende HR- und Beschaffungsprozesse
So wurde eine durchgängige End-to-End-Steuerung des externen Workforce ermöglicht.
Rolle von EMS als zentraler Managed Service Provider
EMS agierte als Single Point of Contact und übernahm die operative Gesamtverantwortung:
Operative Steuerung des externen Workforce
Lieferantenmanagement und Performance-Steuerung
Compliance- und Risikomanagement
Administration und Weiterentwicklung von SAP Fieldglass
KPI-, Management- und Entscheidungsreporting
- Ergebnisse
Ergebnis: Transparenz, Effizienz und reduzierte Risiken
Durch die Einführung des zentralen MSP-Modells konnten messbare Verbesserungen erzielt werden:
Erhöhter Transparenzgrad über externen Workforce
Standardisierte, auditfähige Prozesse
Reduzierte Compliance- und Risikopotenziale
Deutliche Entlastung von Fachbereichen und Einkauf
Verbesserte Lieferantenperformance
Eingesetzte SAP-Fieldglass-Funktionen im MSP-Betrieb
- Bedarfsmeldungen und Genehmigungsworkflows
- Lieferantenauswahl und Beauftragung
- Zeiterfassung und Leistungsnachweise
- Rechnungsprüfung und Abrechnung
- KPI-, Audit- und Risikoreporting
Warum sich der Kunde für EMS als MSP entschieden hat
Unser Kunde entschied sich für EMS aufgrund
tiefer MSP- und Konzernexpertise
umfassender SAP-Fieldglass-Kompetenz
Beratung, Implementierung und Betrieb aus einer Hand
nachgewiesener internationaler Skalierbarkeit
Ziel war es, diese Komplexität zu reduzieren, ohne regionale Besonderheiten zu ignorieren.
Ausblick:
Weiterentwicklung der globalen MSP-Governance
Auf Basis des etablierten MSP-Modells wird die Zusammenarbeit weiter ausgebaut:
- Erweiterung auf weitere Länder
- Integration zusätzlicher Workforce-Segmente
- Ausbau von Analytics und Forecasting
- Weiterentwicklung der globalen MSP-Governance
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