Vendor Management System (VMS): Die digitale Schaltzentrale für Ihr Personalmanagement
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EMS unterstützt Unternehmen mit leistungsstarken Technologien und Services dabei, Transparenz, Effizienz und Compliance in der Steuerung externer Arbeitskräfte und Lieferanten zu erreichen.
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So verbinden wir Technologie, Prozesse und Best Practices zu einem skalierbaren, rechtssicheren Workforce Management, das Transparenz schafft, Risiken reduziert und datenbasierte Entscheidungen ermöglicht.
Was ist ein VMS? Der Unterschied zwischen Software (VMS) und Service (MSP)
Ein VMS (Vendor Management System) ist eine Software zur zentralen Steuerung, Beauftragung und Abrechnung externer Arbeitskräfte und Dienstleister, inklusive Kosten‑, Lieferanten‑ und Compliance‑Kontrolle, typischerweise eingeführt und verantwortet vom Entleiher.
Während das VMS die digitale Plattform für Prozesse und Daten bereitstellt, übernimmt der MSP die operative Steuerung und Optimierung dieser Prozesse.
Im Zentrum steht der sogenannte Source-to-Pay-Zyklus, der alle Schritte von der Bedarfsmeldung bis zur Abrechnung umfasst:
- Bedarfserfassung und Sourcing
- Auswahl und Beauftragung von Dienstleistern
- Einsatzsteuerung und Leistungsnachverfolgung
- Abrechnung und Reporting
Das VMS sorgt für Transparenz und Automatisierung – der MSP für Effizienz, Qualität und strategische Steuerung.
Erfahren Sie, wie EMS als Managed Service Provider (MSP) die operative Steuerung Ihres VMS übernimmt.
SAP Fieldglass & MAVES Implementierung mit EMS
SAP Fieldglass
1.
Vollständige Einrichtung und Konfiguration
2.
Anpassung an bestehende HR-, ERP- und IT-Systeme
3.
Schulung von Anwendern und laufende Betreuung
4.
Sicherstellung von Compliance (AÜG, Scheinselbstständigkeit)
5.
Integration in internationale Roll-outs und Multi-Country-Setups
MAVES (EMS Vendor Management System)
1.
Eigenentwickelte, modulare VMS-Lösung von EMS
2.
Skalierbar von mittelständischen bis globalen Strukturen
3.
Intuitive Benutzeroberfläche und flexible Anpassung
4.
Vollständige Integration in Workforce-, HR- und Compliance-Prozesse
5.
Fortlaufende Weiterentwicklung durch das EMS Software Team
- Leistungen
Unsere Leistungen im Bereich VMS
Global Admin Service & Implementierung
- Setup, Konfiguration und Roll-out von SAP Fieldglass oder MAVES
- Begleitung von Implementierungsprojekten national und international
- Laufende Administration, Updates und technischer Support
Bereitstellung & Integration von Softwarelösungen
- Einsatz moderner VMS-Plattformen für maximale Transparenz
- Best Practices im Workforce Management integriert
- Anpassung an Branchen- und Unternehmensanforderungen
Schnittstellen zu HR-, ERP- und Compliance-Systemen
- Nahtlose Integration in bestehende IT-Landschaften
- Sicherstellung konsistenter Datenflüsse
- Erhöhung von Effizienz, Compliance und Datensicherheit
Rechtssicherheit im Fokus: AÜG-Ampelsystem & Equal Pay Automatisierung
Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist einer der wichtigsten Treiber für den Einsatz eines VMS, insbesondere im deutschen Markt.
Moderne Systeme bieten hierfür automatisierte Compliance-Mechanismen, die Risiken frühzeitig erkennen und aktiv vermeiden.
Dazu gehören unter anderem:
- AÜG-Ampelsysteme, die kritische Einsatzdauern visuell kennzeichnen
- automatische Überwachung der Überlassungshöchstdauer (z. B. 18 Monate)
- Equal Pay Berechnungen, die Abweichungen frühzeitig identifizieren
- systemseitige Warnungen bei potenziellen Compliance-Verstößen
Diese „hard-coded“ Funktionen machen Compliance zu einem integrierten Bestandteil des Prozesses und helfen dem MSP und den Verleihern, die richtigen rechtlichen Aktionen im System durchzuführen.
Zudem können diese für das Reporting genutzt werden.
Mehr zu Haftungsrisiken und prozessualer Sicherheit finden Sie unter Compliance & Risk Management.
Über die Zeitarbeit hinaus: Projektverträge (SOW) im VMS steuern
Ein modernes Vendor Management System geht weit über die klassische Steuerung von Zeitarbeit hinaus.
Auch komplexe Dienstleistungen und Projektverträge (Statement of Work – SOW) bzw. RFP (Request for Proposal) lassen sich vollständig im System abbilden und steuern.
Dabei steht nicht die Arbeitszeit, sondern das konkrete Ergebnis im Fokus:
- Definition von Deliverables und Meilensteinen
- Abbildung von Projektbudgets und Leistungsumfängen
- ergebnisbasierte Abrechnung (Milestone-based Billing)
- transparente Nachverfolgung von Projektfortschritten
So wird das VMS zur zentralen Plattform für den gesamten Dienstleistungseinkauf – von temporären Ressourcen bis hin zu komplexen Projekten.
Detaillierte Einblicke in die ergebnisbasierte Abrechnung erhalten Sie auf unserer Seite zum Statement of Work Management.
Zukunftssichere IT-Landschaft: ERP-Schnittstellen & eigene Talent-Pools
Ein leistungsfähiges VMS entfaltet seinen vollen Nutzen erst durch die nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme.
EMS sorgt für eine reibungslose Anbindung an führende Plattformen wie SAP oder Workday und schafft damit eine durchgängige Systemlandschaft ohne Medienbrüche.
Darüber hinaus gewinnt ein weiterer Trend zunehmend an Bedeutung: Direct Sourcing.
Unternehmen bauen eigene Talent-Pools auf – bestehend aus:
- ehemaligen Mitarbeitenden (Alumni)
- Freelancern und Spezialisten
- bereits geprüften externen Ressourcen
Ein VMS ermöglicht es, diese Pools zentral zu verwalten und gezielt zu aktivieren. Um individuell auf spezielle Anforderungen eingehen zu können, entwickeln wir bei EMS auch eigene VMS-Lösungen bzw. Add Ons, um komplexe und individuelle Prozesse abbilden zu können.
Für eine spezialisierte IT-Integration entdecken Sie unsere Expertise für SAP Fieldglass Integration.
- Vorteile
Ihre Vorteile mit EMS im VMS-Bereich
Implementierung und Betrieb von SAP Fieldglass und MAVES aus einer Hand
Zentrale Steuerung aller externen Ressourcen und Dienstleister
Automatisierte Workflows und effizientere Prozesse
Höchste Transparenz und Compliance-Sicherheit
Technologie-neutrale Beratung für jede Unternehmensstruktur
Zukunftssichere Integration in Ihre IT-Systeme
Source-to-Pay im Überblick: Transparenz über den gesamten Prozess
Ein zentraler Vorteil eines VMS ist die vollständige Transparenz über den gesamten Lebenszyklus externer Ressourcen.
Source-to-Pay Prozess:
Von der Bedarfsmeldung über die Auswahl und Beauftragung bis hin zur Abrechnung (Pay Agent, Bestellungen, Rechnungslegung) werden alle Schritte digital abgebildet und miteinander verknüpft.
Das Ergebnis:
- vollständige Nachvollziehbarkeit aller Entscheidungen
- konsistente Datenbasis für Reporting und Analysen
- deutlich reduzierte Prozesskosten
Eine visuelle Darstellung dieses Prozesses (z. B. als Infografik) unterstützt zusätzlich das Verständnis und erhöht die Transparenz im Unternehmen.
KPI-Dashboards & datenbasierte Steuerung externer Ressourcen
Ein VMS liefert nicht nur operative Unterstützung, sondern auch eine fundierte Grundlage für strategische Entscheidungen.
Durch integrierte Dashboards und Reports erhalten Unternehmen Einblick in zentrale Kennzahlen wie:
- Time-to-Fill
- Kosten pro Einsatz / Projekt
- Lieferantenperformance
- Spend-Analyse über alle externen Ressourcen
- Headcount Reports
- Savings
- Auslastungs-Reports
- Forecast
Diese Daten ermöglichen eine kontinuierliche Optimierung von Prozessen, Kosten und Qualität im Workforce Management.
Compliance-Check: Wie sicher ist Ihr aktuelles Setup?
Die gesetzlichen Anforderungen rund um externe Arbeitskräfte entwickeln sich kontinuierlich weiter – insbesondere im Kontext von AÜG und Equal Pay.
Interaktiver Compliance-Check (Lead-Ansatz):
- Wie lange sind externe Mitarbeitende im Einsatz?
- Werden Equal Pay Vorgaben systematisch geprüft?
- Gibt es automatisierte Warnmechanismen im System?
Unternehmen, die diese Fragen nicht eindeutig beantworten können, tragen ein erhöhtes Risiko.
EMS unterstützt Sie dabei, Ihr aktuelles Setup zu analysieren und auf den neuesten Stand zu bringen.
Häufige Fragen zum Vendor Management System (VMS)
Was ist der Unterschied zwischen einem VMS, ATS und einem MSP?
Ein VMS ist die Softwareplattform, während ein MSP die operative Steuerung und Optimierung der Prozesse übernimmt. Ein VMS steuert die Nachfrage des Entleihers, ein ATS verwaltet Kandidaten und Angebote des Verleihers. Beide Systeme sind komplementär.
Ab wann lohnt sich ein VMS?
Bereits ab einer mittleren Anzahl externer Mitarbeitender lohnt sich ein VMS durch erhöhte Transparenz und Effizienz.
Wie unterstützt ein VMS bei der Einhaltung des AÜG?
Durch automatisierte Fristenkontrollen, Equal Pay Berechnungen und systemseitige Warnmechanismen.
Kann ein VMS an bestehende ERP-Systeme angebunden werden?
Ja, moderne Systeme lassen sich nahtlos in Plattformen wie SAP oder Oracle integrieren.
Was bedeutet Source-to-Pay im Kontext eines VMS?
Welche Reports sind besonders relevant?
Insbesondere Time-to-Fill, Spend-Analysen und Lieferantenperformance liefern wichtige Entscheidungsgrundlagen.
Unterstützt ein VMS Direct Sourcing?
Ja, eigene Talent-Pools können aufgebaut, verwaltet und gezielt genutzt werden.
Welche Einsparpotenziale sind realistisch?
Durch den Einsatz eines VMS lassen sich je nach Ausgangssituation Kosten von ca. 10–20 % im Bereich externer Dienstleistungen reduzieren – insbesondere durch die Vermeidung von Maverick Spend, optimierte Lieferantenstrukturen und effizientere Prozesse.
Welche Rolle haben Personaldienstleister im VMS?
Personaldienstleister werden über das VMS strukturiert angebunden, gesteuert und bewertet. Sie liefern Kandidaten oder Dienstleistungen, während ihre Performance transparent gemessen und vergleichbar gemacht wird.
Müssen alle Lieferanten ein VMS nutzen?
In der Regel ja – zumindest alle relevanten Personaldienstleister. Nur durch die zentrale Nutzung des Systems lassen sich Transparenz, Vergleichbarkeit und Compliance sicherstellen.
Kann ein VMS Risiken reduzieren?
Ja, erheblich. Durch automatisierte Compliance-Prüfungen, standardisierte Prozesse und vollständige Transparenz werden rechtliche, finanzielle und operative Risiken deutlich minimiert.
Wie lange dauert eine VMS-Einführung?
Je nach Unternehmensgröße und Komplexität dauert die Implementierung in der Regel zwischen wenigen Wochen und mehreren Monaten. Faktoren wie Systemlandschaft, internationale Roll-outs und Integrationen spielen dabei eine entscheidende Rolle.
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