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Implementierung in Arbeitsprozesse:

Akzeptanz für neue Software schaffen

Die Einführung einer Software geht über die Auswahl, Installation und Konfiguration hinaus. Denn im Mittelpunkt stehen die Menschen, die die Software in ihrem Arbeitsalltag nutzen sollen. Um eine Akzeptanz unter den Mitarbeiter*innen zu schaffen und so sicherzustellen, dass die neue Software auch tatsächlich angewendet wird, sollten Unternehmen Zeit investieren. 

Die Ankündigung, Arbeitsprozesse wie das Personalmanagement über eine neue Software abzubilden und zu vereinfachen, stößt nicht immer auf Beifall in der Belegschaft. Die Gründe können so vielfältig sein, wie die Mitarbeiter*innen selbst: Skepsis, schlechte Erfahrungen, falsche Erwartungen und Überforderung sind nur wenige davon.

Deshalb ist es umso wichtiger, dass die Entscheidungsträger im Unternehmen bereits vor der Einführung einer Software den Status Quo erheben und klare Verbesserungspotenziale und Ziele definieren. Welche Arbeitsprozesse lassen sich konkret mit der Software vereinfachen bzw. anpassen? Und welche neuen Abteilungsstrukturen sind eventuell notwendig? Welche Ziele erwarten wir von der Einführung der Software? Welche Meilensteine lassen sich definieren, um den Erfolg der Software zu messen und die Arbeitsprozesse zu evaluieren?

Die Ergebnisse sollten an die Mitarbeiter*innen im Vorfeld kommuniziert werden, damit Akzeptanz, im besten Fall sogar Vorfreude auf die Software geweckt wird. Es muss deutlich werden, dass die Abteilung einen unmittelbaren Nutzen von der Einführung der Software hat.

Bedarfsgerechte Schulungen anbieten

Im nächsten Schritt sind strukturierte und bedarfsgerechte Schulungen essentiell, die alle Mitarbeiter*innen mitnimmt und befähigt, die Software in ihrem vorgesehenen Umfang zu nutzen. Dafür macht es Sinn, auch Rollen und Verantwortlichkeiten bereits im Vorfeld zu definieren, um die entsprechenden Mitarbeiter*innen zielgerichtet zu schulen. Dabei geht es nicht nur darum, die Software bedienen zu lernen, sondern auch zu erfahren, wie sie in die eigene Routine eingebettet werden kann.

Mitarbeiter*innenschulungen können in Präsenz oder online stattfinden. Doch auch Präsenzschulungen können und sollten mit digitalen Mitteln wie einer Hilfe-Seite (Stichwort FAQs), einer Landingpage mit Videomaterial, das sich im Nachgang der Schulungen noch einmal angesehen werden kann, und idealerweise mit einem Forum für Fragen unterstützt werden. Auch Handbücher sind ein gutes Mittel, um den Mitarbeiter*innen individuelle Hilfestellungen zu bieten. Online-Schulungen wie Webinare haben den Vorteil, dass sie unabhängig von Zeit und Ort oder der Teilnehmer*innenanzahl abgehalten werden können.

Feedback einholen

Feedback über Schwierigkeiten oder Erfolge mit der Software sollte auch nach der Einführung der Software immer wieder eingeholt werden, um den Kontakt zu den Mitarbeiter*innen nicht zu verlieren und die Motivation, sich mit dem neuen Tool auseinanderzusetzen, hochgehalten wird.

Webinar, Online-Vortrag, Hybrid-Seminar und mehr. 

Diese digitalen Angebote hat die EMS bereits erfolgreich für ihre Kunden umgesetzt:

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